Règles d'étiquette dans le bureau open space, étiquette de travail et étiquette d'entreprise

1. Règles du bureau ouvert : De pièges insidieux et de spécialités régionales

Le chemin du succès est pavé de travail acharné et de nombreux carrefours qui nécessitent un sens de l’orientation bien calibré. Cependant, le trottoir lui-même – et tous ceux qui travaillent en équipe le savent – ​​est pavé de faux pas. Les contourner avec élégance est une compétence que très peu de gens possèdent naturellement. Chaque jour, des zones grises de décence se cachent derrière chaque classeur et ne sont pas toujours apparentes au premier coup d'œil en raison des nombreuses règles non écrites en vigueur au bureau. Mais même dans l’entreprise, comme dans tout autre groupe social, des clubs sportifs aux familles, les valeurs et les règles déterminent la vie quotidienne. Vous devez connaître les normes les plus importantes qui sont devenues des normes au fil du temps.

Bien sûr, vous pouvez tout exagérer et vous soucier de tout. Par exemple, comment saluer le patron dans le couloir de la manière la plus appropriée, s'il est approprié de lui serrer la main en passant devant, ou plutôt de lui faire un petit signe de la main ou un hochement de tête jovial. Qu'il s'agisse d'un « Bonne journée » ou d'un « Bonsoir », ou si le « Servus ! » bavarois est requis. Le superviseur doit également répondre si c'est trop contraignant ou non. Dans de nombreux cas, un centre de décence bien formé et centré aide à prendre la bonne décision dans chaque cas. Mais fondamentalement, tous ceux qui travaillent avec d’autres dans une entreprise devraient se renseigner sur les bonnes manières qui sont valorisées dans leur environnement de travail. Car cela devrait aussi être évident : dans les bureaux paysagers, des règles complètement différentes s'appliquent et dans un atelier de menuiserie. Et comme le montre l'exemple du rot complet après un repas - encore considéré comme un compliment à la cuisine au Moyen Âge - : les coutumes évoluent également avec le temps et votre étiquette de travail très personnelle doit donc être régulièrement mise à jour.

2. Des péchés capitaux et des zones grises

Dès le début, une sélection des pires tueurs de carrière : frustration constante, arrogance, résistance aux conseils, manque de respect, médisance, manque de ponctualité, bavardage, entêtement, surestimation de soi voire doute de soi, impatience, drogues de toutes sortes au travail et ingratitude. Quiconque sait cacher ce registre ne se rendra au moins pas immédiatement impopulaire. Vous devez également rester à l’écart des zones marginales de ces points. C'est un véritable manque de respect que de discuter des défauts physiques d'un collègue. Si simple, si clair. Le vaste domaine du manque de respect comprend également le fait de s'ennuyer sur sa chaise lors des réunions, de regarder le téléphone portable au lieu du tableau à feuilles mobiles ou des choses apparemment banales comme ne pas regarder l'autre personne dans les yeux pendant une conversation.

Même la transition de ce qui est en réalité un trait positif vers le franchissement des frontières peut parfois être nuancée. Mot-clé : apparence confiante. Certes utile lors des entretiens d’embauche et appréciée par les responsables RH, si elle est pratiquée de manière cohérente, elle peut devenir un défaut. Le chef de service qui sait diriger une réunion avec confiance fait bien son travail. Le chef de service qui commence à se vanter ou à faire la leçon sur ses connaissances au cours de la réunion apparaît vite arrogant. Il est donc important de garder les « antennes » sensibles, même dans les relations de travail à long terme.

À cet égard, un mariage ou une relation à long terme n'est pas particulièrement différent d'une relation de travail à long terme : le risque de se sentir à l'aise et de s'accorder des droits spéciaux grâce à l'ancienneté est grand. Pour parler franchement : l'employé qui commence à aller et venir quand et comme il veut, créant du désordre sur son bureau et laissant ses collègues avec du travail supplémentaire, est à peu près l'équivalent du mari en maillot de corps adilette et fine côte qui demande à sa femme, malgré le bruit de la télévision, quand la nourriture sera enfin prête.

3. Zones grises et normes internes de l’entreprise

Même si la plupart de ces exemples de règles de bureaux à aire ouverte peuvent être expliqués par la logique et par une idée de ce qui appartient - ou non - cela devient un peu plus difficile lorsqu'il s'agit de lois internes aux entreprises. De nombreuses entreprises ont développé leurs propres règles qui seraient impensables dans d’autres entreprises. Si l’on pense au monde de l’industrie informatique, des lois différentes de celles du secteur bancaire s’y appliquent certainement. Par exemple, il existe des entreprises où tout le monde, du patron au stagiaire, s'appelle tout le monde. Si les nouveaux arrivants commençaient à juger les autres en général ou même en partie, ce serait déplacé. Cependant, si les salariés d’une telle entreprise « prénom » partent dans une autre entreprise où « vous » est utilisé, ils doivent s’adapter. En gros : il est toujours important de regarder comment les choses se font dans l’entreprise pour laquelle vous travaillez actuellement. En cas de doute, il vaut mieux faire attention aux règles générales de l’étiquette et avoir tendance à se montrer réservé plutôt qu’intrusif. D’ailleurs, c’est aussi ce que dit un expert confirmé dans le domaine de « l’étiquette des affaires ».

4. Les bons conseils d'un expert en étiquette des affaires

La formatrice en communication Helga Schmidt est, entre autres, directrice générale du Business Etiquette Institute et forme également des formateurs dans ce domaine. Elle cite le thème du « code vestimentaire » comme exemple de règle interne à l’entreprise. "S'il existe des uniformes de service, cette question ne se pose évidemment pas." Si tel est le cas, il existe peut-être des pièges dans lesquels les employés ne devraient pas tomber. "Ma tenue vestimentaire doit être basée sur l'entreprise. Mais même s'il n'y a pas de règles établies : un décolleté trop décolleté n'a pas sa place dans un bureau et la jupe ne doit pas être trop courte." La règle générale est qu’il peut faire le tour des genoux, mais ne doit pas se terminer au-dessus du genou. "Les talons des chaussures mesurent au maximum cinq centimètres de haut. Venir travailler pieds nus n'est pas non plus possible. À moins, bien sûr, que je travaille dans un bar de plage."

Si un commentaire de mauvais goût est fait sur la longueur de la jupe d'un collègue, il s'agit bien entendu d'une violation des règles. Helga Schmidt recommande de réagir immédiatement aux commentaires offensants. "En tant que personne concernée, je dois indiquer clairement immédiatement après le commentaire ou l'action que cela n'est pas possible." Il est très important de montrer les limites d’une part, mais de garder un ton factuel et professionnel d’autre part. Si cela se reproduit, elle vous conseille de contacter rapidement votre superviseur.

De manière générale, l'expert conseille de résoudre les conflits sur le lieu de travail le plus rapidement possible. « Si un collègue se sent harcelé par un autre collègue en raison d'un mauvais comportement, la meilleure façon de clarifier ce point est lors d'une conversation en tête-à-tête. » Si cela ne suffit pas, le supérieur direct doit prendre le relais. Cela s'applique à tous les sujets où un conflit survient. « Il se peut qu’un collègue sente mauvais, s’habille de manière inappropriée ou vienne travailler avec des chaussures ouvertes. » Une réaction rapide évite que ces conflits ne se propagent, ce qui finit par affecter le travail. En général, les facteurs perturbateurs sont prioritaires.

5. Informations rapides – court entretien

Le professionnel Helga Schmidt, formatrice en communication se spécialise dans l'étiquette des affaires et forme des formateurs dans ce domaine. Dans une courte interview, elle donne un aperçu du domaine complexe du « comportement au bureau ».

Où sont commises les erreurs de comportement les plus fréquentes au bureau ?
Les erreurs les plus graves sont commises lors des fêtes de travail lorsqu'il s'agit d'alcool. Puis soudain des collègues se proposent le prénom, qui le regrettent vraiment le lendemain et cela crée une ambiance désagréable.

Comment puis-je m'adresser à mon manager par e-mail ?
Ainsi, l’utilisation désormais répandue de « Cher » ou « Amour » comme adresse dans un e-mail adressé à mon patron est inappropriée. C'est beaucoup trop privé et cela enlève le sérieux. D’ailleurs, un patron n’est généralement pas dans la position où il se trouve parce qu’il est extrêmement gentil. Non, j'écris « Cher » ou au féminin, ou « Bonjour » ou « Bonjour ».

Et la nourriture au travail ?
Manger un sandwich au travail n'est pas approprié. Cependant, dans de nombreux bureaux, il n’existe pas d’autre option. C'est également très bien après consultation. Règle du bureau open space : manger ne doit pas être une nuisance pour les autres personnes présentes au bureau. Ni par l'odeur ni par le bruit. Les règles normales de l'étiquette s'appliquent. Cela inclut également de se laver les mains avant et après les repas.

Qu’est-ce qui est important d’autre lorsque l’on traite avec des personnes au bureau ?
Lorsque je suis assis dans un bureau décloisonné, je n'ai pas le droit de parler trop fort au téléphone et je n'ai pas le droit d'avoir des conversations privées trop souvent. La considération est importante dans un grand bureau. Quand je veux quelque chose de quelqu'un, je ne crie pas à travers la pièce. La règle s'applique également ici : celui qui veut quelque chose bouge. Quand quelqu'un m'appelle, je réponds avec mon prénom, mon nom et je dis « Bonjour » ou « Grüß Gott ». Lorsqu’un inconnu ou un client entre dans le bureau, je me lève et je le regarde lorsque je lui parle.

Le comportement au bureau est évidemment un vaste domaine dans lequel les erreurs sont nombreuses. Oui, mais ce n'est pas tout pour bien se comporter. Avec un charisme positif, certaines violations des règles peuvent être pardonnées. Il est important que vous connaissiez les règles afin de pouvoir toujours changer les choses qui ne vont pas.

6. Règles pour une bonne ambiance de travail dans le bureau open space

Un Chaise de bureau Travailler dans un bureau open space est un défi quotidien pour de nombreuses personnes. Quiconque l’adopte de manière sportive évitera les pièges et les frustrations. L'impératif catégorique de Kant s'applique également ici comme guide d'action de base, que l'on peut trouver en abrégé dans le dicton : « Si vous ne voulez pas que quelqu'un vous le fasse, ne le faites à personne d'autre. » Donc : ce qui dérange les autres est quelque chose que vous devez absolument éviter vous-même. Cela ne se limite en aucun cas aux règles d'étiquette telles que la salutation ou le ton avec lequel on communique, mais celles-ci constituent bien sûr une condition préalable. Quiconque entre dans une pièce doit dire bonjour, même si personne ne le remarque. Il en va de même pour les adieux : généralement, quelqu'un vous salue de manière amicale. Les superviseurs n'appellent pas les employés à leur bureau pour ensuite travailler sur le leur Bureau passer de longs appels téléphoniques et les faire attendre. La soumission à ceux qui occupent une position plus élevée dans la hiérarchie est également mal vue. Les hiérarchies ne doivent pas détourner l’attention et la politesse. Le chef de service doit garder la porte ouverte à la stagiaire lorsqu'elle équilibre une pile de dossiers. Mais outre les actions concrètes et les interdits, l’ambiance de travail est largement déterminée par les signaux subliminaux et les impressions sensorielles.

Ce ne sont pas seulement les appels téléphoniques bruyants ou les conversations privées détaillées qui sont irritants, mais aussi les couleurs et les décorations « bruyantes » avec lesquelles certaines personnes tentent d'exprimer leur individualité. Ni la galerie de photos de la famille ni une collection d'œuvres artistiques des enfants ou des petits-enfants ne devraient dominer le lieu de travail - une photo c'est tout à fait bien, plus c'est trop. En plus des odeurs de nourriture, les parfums intrusifs ou les après-rasages sont également gênants. Les vêtements qui sentent le moisi et qui transpirent rendent la vie difficile aux collègues. Par temps chaud, la seule chose qui aide est un antisudorifique non parfumé sous forme de stylo ou de rouleau et une chemise ou un chemisier de rechange. Pour les pieds moites, il existe de la poudre désodorisante pour les pieds, qui est depuis longtemps une évidence dans d'autres pays.

Les mouvements ou gestes constamment répétés sont tout aussi ennuyeux ; ils relèvent des règles non écrites des bureaux à aire ouverte. La plupart du temps, vous les remarquez à peine. Cependant, si vous vous surprenez à cliquer avec votre stylo à bille tout en parlant au téléphone, à faire tournoyer des mèches de cheveux en réfléchissant ou à marcher seulement avec un trousseau de clés qui tintent, vous pouvez être sûr que cela agace depuis longtemps vos collègues. Il est difficile de rompre avec cette habitude ; Ici, vous devriez obtenir de l'aide de quelqu'un qui vient de... Mobilier de bureau continue de s'asseoir et de vous le faire remarquer de manière amicale et cohérente.

7. Étiquette du bureau ouvert : l’attention aide

Il existe de nombreuses règles de conduite non écrites concernant les bureaux open space. Pour bien s’entendre avec les autres, la première étape est de prendre conscience que sa propre personnalité peut être une nuisance majeure pour les autres. Si un collègue fait quelque chose qui affecte votre travail ou votre humeur, vous devez lui en parler : pas lorsque vous êtes en colère ou désespéré, mais aussi calmement et détendu que possible et en vous proposant de réparer vous-même quelque chose. Les listes peuvent aider : Qu’est-ce qui dérange les autres ou moi-même, qu’est-ce qui réduit ma concentration ? Lequel de ces travaux dois-je faire moi-même ? Si vous le pouvez, vous devriez consulter quelqu'un et lui expliquer clairement pourquoi vous demandez et ne pas parler des habitudes ennuyeuses des autres. C’est également interdit avec les règles des bureaux à aire ouverte.