Home office - travailler chez soi, mais correctement

Ce qu’il faut savoir sur le « Home Office »

Ce qui explique exactement le scepticisme des employeurs allemands, mais aussi de certains salariés, à l’égard du télétravail reste un mystère. Après un enthousiasme initial pour le modèle flexible du « Home Office », qui permet aux collaborateurs ne devant pas être présents au bureau pour de bonnes raisons de travailler depuis leur bureau à domicile, les vieux préjugés refont leur apparition. Selon des enquêtes, les employeurs supposent que leurs salariés sont moins performants à leur bureau à la maison que sous surveillance au bureau – bien que de nombreuses études prouvent le contraire. Mais le climat se dégrade aussi de plus en plus parmi les collègues à l’égard de ceux qui travaillent depuis chez eux. Fidèles à la devise « Pendant que nous trimons ici, certains se la coulent douce », les critiques fusent dans la plupart des cas sans aucun fondement.

À cela s’oppose une vision allemande très ancienne, qui considère la simple présence sur le lieu de travail comme synonyme de « diligence » et relègue au second plan la performance réellement fournie. Et en réalité, presque tout le monde connaît probablement, parmi ses collègues ou ses proches, quelqu’un qui, pour ainsi dire, vit sur son lieu de travail. Et d’après les faits, ce comportement est même récompensé : en Allemagne, selon les études, c’est encore la personne qui passe le plus de temps au travail qui est promue ou retenue pour une augmentation de salaire. Bien sûr, des recherches ont aussi été menées pour savoir si, et dans quelle mesure, ces candidats travaillent réellement. Le résultat n’a rien d’étonnant : le rendement réel est souvent plus faible. Les activités de loisirs casées pendant le temps de travail, comme les pauses, la navigation privée sur Internet ou les longues conversations avec les collègues, d’un bureau à l’autre ou dans le couloir, sont nettement plus fréquentes que chez les collègues qui voulaient terminer leur journée de travail à une heure précise.

Bien sûr, le modèle du « home office » peut aussi complètement tourner au fiasco. L’exemple le plus évident est celui de la jeune famille qui pense mieux concilier les enfants, le foyer et le travail. Souvent, cela reste théorique. Car lorsqu’on est présent, même derrière la porte de son propre bureau à domicile, on reste disponible. Les indépendants et les créatifs qui travaillent depuis leur atelier à la maison peuvent en parler : « Toi, tu as de la chance, tu peux travailler quand tu veux », entend-on par exemple lorsqu’une visite improvisée sonne à la porte ou que le partenaire veut déléguer une tâche. En face, il y a une échéance à respecter ou un avancement convenu de manière ferme. Entre ces deux contraintes, la famille subit d’un côté une pression, parce que les attentes liées à la nouvelle organisation du travail ne sont pas satisfaites. De l’autre, le travail en pâtit, car il n’est possible de se concentrer que de façon limitée, voire pas du tout.

Ai-je droit au home office ?

Si le salarié respecte toutefois quelques règles de base, les pièges sur la voie d’un travail productif à domicile peuvent être limités. Avant que les salariés n’exercent tout ou partie de leur activité depuis chez eux, quelques principes fondamentaux doivent également être clarifiés. Car pour ce modèle de travail relativement récent qu’est le « home office », il n’existe pas encore de lois spécifiques ni de directives établies par les organisations patronales. En conséquence, les salariés n’ont pas non plus, contrairement au travail à temps partiel, le droit d’exiger que la direction autorise le travail au bureau  autorisé. C’est pourquoi chaque cas est un cas particulier, qui doit être négocié individuellement avec les supérieurs hiérarchiques. Cela comprend le nombre de jours et les conditions-cadres. Les experts recommandent aux salariés d’insister pour que les points convenus soient consignés par écrit.

Après le passage chez le chef, celui chez le propriétaire

La démarche suivante devrait être d’aller voir le propriétaire. En principe, le propriétaire de la maison ou du logement n’a pas besoin d’être informé du fait que le locataire utilise les locaux uniquement comme habitation ou aussi pour travailler – bien sûr, tant qu’il n’y a pas de visites de clients ou de passages réguliers de supérieurs hiérarchiques. Selon Silvia Wiedenmann, responsable du service « gestion immobilière » au bureau immobilier « Anders Wohnen » à Weilheim, cela joue bel et bien un rôle dans le cadre d’un « usage conforme » du logement, selon qu’une personne reste assise le soir pendant une ou deux heures sur une chaise de bureau à son poste de travail ou toute la journée – plusieurs fois par semaine. Car à la fin d’un bail, les traces d’usure sur les sols, les murs et les équipements d’un logement sont examinées de très près. Selon l’expérience de la gestionnaire immobilière, c’est justement pour les sols que des discussions surviennent systématiquement. Des meubles spéciaux pour le home office peuvent ici apporter une solution.

Exemple suivant : un locataire a aménagé un poste de travail dans son salon, où il passe une ou deux heures devant l’ordinateur après sa journée de travail, fait quelques achats, répond à des e-mails privés, joue à un jeu sur PC ou vérifie les cours de la bourse. Selon qu’il a installé sur sa chaise de bureau des roulettes adaptées au sol ou un tapis de protection  si vous le placez sous l’espace de travail, le sol sous cette zone sera plus ou moins usé. Pour prévenir d’éventuels conflits au moment du départ, il est donc conseillé non seulement d’utiliser l’équipement adéquat, mais aussi de miser sur la communication. « Lorsqu’un locataire loue un logement à des fins purement privées, le bailleur perçoit en contrepartie un loyer et doit donc accepter que le logement s’use conformément à son usage. »

D’après cet exemple, le sol sous l’espace de travail privé ne devrait présenter que des traces d’usure légères à moyennes, selon la durée du bail. « La situation est différente lorsqu’un locataire fait rouler chaque jour une chaise de bureau sur le sol pendant huit ou neuf heures : cela laisse des marques évidentes, surtout sur les vrais planchers en bois. Cela provoque des rayures dans le parquet qui n’ont plus rien à voir avec une usure normale », explique Silvia Wiedenmann. Le point essentiel est le suivant : « Si le bailleur a été informé que le locataire travaille en home office, le sol du logement est également usé “conformément à son usage” même si des traces d’usure plus importantes sont visibles sous l’espace de travail. » L’experte recommande de consigner par écrit les accords correspondants, de préférence dans le contrat de location.

La question des matériaux est aussi une question de coût

Maintenant que les conditions-cadres du home office sont clarifiées, qu’un emplacement adapté pour le poste de travail à domicile a été trouvé et que des accords ont été conclus avec la famille sur le « comment » et le « quand », il est temps de passer à la planification concrète : l’ancien bureau  convient-il aussi pour des activités plus longues, est-il assez grand, est-il suffisamment éclairé, est-il réglable de manière ergonomique ? La chaise de bureau est-elle adaptée, offre-t-elle suffisamment de possibilités de réglage et a-t-elle les bonnes roulettes pour le type de sol concerné ? Si de nouveaux achats doivent être effectués, ils sont à la charge du salarié – naturellement uniquement si l’employeur ne s’est pas déclaré prêt à en prendre totalement ou partiellement les coûts.

Il en va de même pour l’imprimante, le scanner, le PC, le téléphone, le portable ou encore la connexion Internet. Si des modèles plus performants doivent être achetés ou si une bande passante plus élevée doit être réservée, c’est également le salarié qui paie dans le cas normal. La prise en charge des coûts du papier, du toner ou des fournitures de bureau relève aussi de la négociation. En revanche, il n’y a aucune discussion en matière de sécurité au travail et de discrétion : les deux doivent également être garanties sur le lieu de travail à domicile. Les salariés comme les employeurs doivent être particulièrement vigilants sur la question de la « protection des données ». Les secrets d’entreprise sont des informations à protéger strictement, même dans des locaux privés ; par conséquent, les documents sensibles ne doivent pas être laissés sans surveillance ni accessibles à d’autres personnes que le collaborateur. Les données de l’entreprise enregistrées sur l’ordinateur doivent être protégées conformément aux normes techniques actuelles. Là aussi, des accords clairs sur la procédure à suivre sont recommandés – sur ce sujet, les tribunaux du travail ne plaisantent pas.

La question des horaires de travail et des impôts

En ce qui concerne les horaires de travail, il est également préférable de définir clairement les modalités à l’avance : y a-t-il des horaires fixes, des plages horaires obligatoires, et quel travail doit être effectué pour quelle heure ? Si huit heures sont prévues dans l’accord, le salarié doit aussi travailler pendant huit heures. L’employeur peut certes en exiger une preuve, mais il ne peut pas le vérifier concrètement. En conséquence, et c’est bien là le principal écueil mentionné au début, une base de confiance solide entre employeur et salarié est indispensable à ce stade. Afin de permettre la communication entre le collègue travaillant à domicile et les collaborateurs ou supérieurs hiérarchiques, les experts recommandent de convenir à l’avance de plages horaires fixes pendant lesquelles le télétravailleur doit répondre au téléphone ou réagir rapidement aux e-mails.

En ce qui concerne les aspects fiscaux du poste de travail à domicile, il convient de garder à l’esprit deux principes fondamentaux : si un autre lieu de travail est disponible pour l’activité professionnelle ou commerciale en plus du Home Office, le bureau à domicile ne peut pas être déduit. Si ce n’est pas le cas, une partie peut être déclarée fiscalement. Toutefois, si le bureau à domicile constitue le centre de l’ensemble de l’activité professionnelle, les coûts peuvent être déduits sans restriction. Pour les employeurs, la variante suivante est intéressante : un bureau à domicile peut, sous réserve de l’accord du propriétaire du logement, être loué à l’employeur – celui-ci peut ainsi éventuellement le faire valoir fiscalement. Un entretien avec le conseiller fiscal compétent est indispensable pour clarifier précisément la situation.

Home Office : avantages et inconvénients

Comme vous l’avez constaté, le travail en home office implique certaines conditions. Si vous avez conscience de ces exigences, vous allez probablement vous pencher de nouveau plus en détail sur ce mode d’organisation. Pour vous y aider, voici quelques avantages et inconvénients généraux du travail à domicile :