Conseils pour l’organisation du bureau

Une organisation méthodique pour retrouver rapidement tous vos objets & documents

INFORMATIONS UTILES SUR L’ORGANISATION DE BUREAU

Travailler dans des locaux de bureau avec un poste de travail mal aménagé et peu efficace coûte du temps, de l’énergie et, en fin de compte, de l’argent. Si vous accordez de l’importance à un travail aussi serein que possible et bien concentré, une organisation ciblée du bureau ou du bureau peut apporter une vraie solution. Un espace de travail bien pensé et bien aménagé permet de travailler de manière concentrée et motivée, ce qui profite à long terme à toutes les personnes concernées.

Contenu

1. Le bon aménagement du poste de travail

• Mobilier et équipement efficaces

• Système de classement pour l’organisation du bureau

2. Organisation méthodique du poste de travail

• De la structure sur le bureau

• Gestion des fournitures de bureau

3. Gestion du temps et définition des objectifs

• Planification du temps de travail

• Se concentrer sur les objectifs

4. Conclusion – L’ABC de l’organisation de bureau

Le bon aménagement du poste de travail

MOBILIER ET ÉQUIPEMENT EFFICACES

Dans l’organisation du bureau, les meubles de bureau jouent un rôle décisif. Toute personne assise à une table qui n’est pas conçue de manière ergonomique est souvent déconcentrée par des douleurs ou, à tout le moins, par une posture assise durablement inconfortable. Parmi les conseils importants en matière d’organisation du bureau figure donc, en plus d’une table adaptée, une chaise de bureau appropriée, réglée selon votre posture et votre taille, afin de vous permettre de travailler confortablement. Les avantages des sièges ergonomiques ne se manifestent pas seulement lorsqu’il est déjà trop tard et que les douleurs dues à de longues heures dans une mauvaise posture sont déjà bien installées.

Ils ont avant tout un effet préventif et vous permettent de travailler sans tensions ni problèmes de posture. Par ailleurs, l’ éclairage de bureau fait également partie d’un rangement efficace du poste de travail. Il fait partie d’une organisation de bureau efficace et constitue un aspect important dans le cadre de la sécurité au travail. Un concept d’éclairage adapté contribue au maintien de vos performances et joue un rôle essentiel dans votre bien-être au travail.

ORGANISATION DU BUREAU SYSTÈME DE CLASSEMENT

Une grande partie de l’ordre au bureau et sur le poste de travail repose sur un système de classement bien pensé. Il garantit un accès rapide aux documents et dossiers de travail nécessaires et contribue ainsi à une bonne gestion de l’information. Un concept adapté nécessite une organisation qui vous corresponde, ainsi qu’à votre manière de travailler, et qui puisse aussi être utilisée par vos collègues si besoin. Des conseils efficaces pour l’organisation du bureau en matière de classement peuvent concerner aussi bien les documents papier que les données numériques.

Optez pour un concept dans lequel vous mettez en place une structure de classement organisée, par exemple, par clients ou par thèmes. Elle fonctionne comme un système modulaire et peut être complétée et étendue à volonté. Mettez à jour vos dossiers à la fin de chaque journée de travail et supprimez les informations qui ne sont plus pertinentes afin de garder votre système de classement toujours à jour. Prenez aussi l’habitude d’intégrer les nouveaux contenus dans votre système le plus rapidement possible.

Organisation systématique du poste de travail

STRUCTURE SUR LE BUREAU

Pour que vous puissiez travailler de la manière la plus efficace et la moins dérangée possible, votre bureau devrait être aussi dégagé que possible. À côté de l’ordinateur, du téléphone et du matériel d’écriture, il ne devrait donc y avoir que les dossiers et documents nécessaires pour la journée en question. En règle générale, vous n’avez pas besoin d’un système de rangement à plusieurs compartiments ni d’un assortiment de différents blocs-notes.

Utilisez un seul carnet de notes et le système de classement que vous préférez, tout le reste ne fait qu’ajouter de la confusion. De nombreuses personnes s’en sortent très bien avec un code couleur pour leurs documents, d’autres apprécient un système de séparation bien organisé. Pour organiser votre bureau, utilisez des accessoires qui vous facilitent le travail au lieu de le compliquer. Un système de gestion des câbles efficace peut également aider à garder le poste de travail bien rangé. Cela vaut surtout lorsque beaucoup d’équipements techniques sont utilisés.

GESTION DES FOURNITURES DE BUREAU

L’organisation au bureau est facilitée par les armoires à dossiers, les registres d’archives, les caissons à roulettes et le matériel posé sur le bureau. Il est judicieux de ne garder à proximité que les armoires réellement utiles à votre travail. Dans de nombreux bureaux, il y a des mètres de classeurs qui pourraient depuis longtemps être archivés. Allégez votre quotidien grâce à un système d’armoires clair et bien organisé, dans lequel vous trouvez immédiatement ce dont vous avez besoin. Sur votre bureau, dans l’idéal, ne se trouvent que les fournitures que vous utilisez réellement. Triez systématiquement ce qui est défectueux et ce qui n’est plus nécessaire. Souvent, au départ, cela représente bien plus de la moitié du stock. Si vous avez tendance à entretenir un chaos créatif, veillez à ranger votre espace de travail à la fin de chaque journée et à le préparer pour le lendemain. Cela favorise non seulement un bon démarrage le jour suivant, mais procure aussi un sentiment de clôture avant de profiter d’une fin de journée bien méritée.

Gestion du temps et définition des objectifs

PLANIFICATION DU TEMPS DE TRAVAIL

Une organisation de bureau efficace ne repose pas seulement sur le rangement du bureau et l’organisation du poste de travail, mais aussi sur une gestion efficace du temps disponible. Un planning hebdomadaire peut vous aider à structurer les tâches à venir dans une organisation du temps cohérente. Vous pouvez par exemple réserver des créneaux fixes pour les tâches routinières quotidiennes, comme le traitement des e-mails et des appels téléphoniques. Prévoyez également une autre plage horaire pour les projets de travail et les réunions. En complément, il est utile de garder un créneau pour les pauses et les imprévus.

Une petite partie du temps de travail devrait rester libre et ne pas être planifiée. Vous pouvez y recourir si une période devient trop chargée ou si la nature de votre activité exige tout simplement une certaine marge. Prenez le temps d’établir un planning hebdomadaire qui répartit les sujets en blocs adaptés et commencez chaque journée de travail par une planification de la journée, avec la liste de tâches correspondante.

SE CONCENTRER SUR LES OBJECTIFS

Pour le planning établi, il est recommandé d’adopter une approche structurée concernant les différents domaines d’activité. Lors de l’exécution du travail à accomplir, il est essentiel de garder à l’esprit les objectifs réels dans une logique d’analyse coûts-bénéfices. Les tâches peuvent être réparties selon différents niveaux de pertinence. Elles ne sont pas réalisées simplement parce qu’elles font depuis longtemps partie de la routine quotidienne, mais parce qu’elles restent pertinentes. Les processus inefficaces doivent pouvoir être remis en question, voire supprimés.

Si nécessaire, certaines tâches peuvent être déléguées et réparties entre plusieurs personnes. Dites adieu à un trop grand nombre d’activités multitâches. Il est préférable de se concentrer sur un seul objectif et d’effectuer le travail correspondant de manière systématique et surtout une tâche après l’autre. Plus il faut faire fonctionner de domaines en parallèle, plus il devient difficile d’atteindre l’objectif prévu pour la journée. Prenez au moins une heure par mois pour examiner de manière critique votre façon de travailler et l’améliorer si nécessaire.

Conclusion - L’abc de l’organisation du bureau

Pour garantir une journée de travail productive et bien gérer la charge de travail quotidienne, une organisation du bureau efficace est indispensable. Elle facilite vos processus de travail, élimine l’excès de pertes de temps liées au manque de structure et contribue à améliorer le déroulement de votre journée. Des produits adaptés, de la chaise appropriée au système de classement parfait, vous aident en outre à travailler plus facilement.

• Les systèmes de rangement aident à structurer l’espace.

• Des bureaux bien rangés favorisent un travail concentré.

• Un mobilier adapté garantit une façon de travailler ergonomique et saine.

• Une bonne planification du temps rend les processus plus efficaces et plus performants.

• Sortir de la routine et se fixer des objectifs permet d’optimiser le travail.

• Une bonne organisation du bureau permet d’économiser du temps et de l’argent sur le long terme. 

Enfin, un bureau bien rangé contribue nettement à une plus grande satisfaction. La surcharge et le chaos sont difficiles à gérer sans problème pour la grande majorité des personnes. Pour la plupart, un environnement de travail agréable et structuré est utile et apporte un réel soutien.