Bureau bien rangé ?

L’expérience le montre, les supérieurs l’exigent et de nombreuses études le prouvent, parfois plus, parfois moins clairement : le poste de travail devrait être rangé à intervalles réguliers. Certes, les partisans de la théorie selon laquelle un certain degré de désordre organisé sur un bureau peut tout à fait stimuler la créativité n’ont pas tort. Toutefois, il est tout aussi vrai qu’à partir d’un certain niveau, le chaos freine considérablement la productivité au travail. De temps en temps, même le plus beau désordre créatif doit donc céder la place à un rangement réfléchi. En matière de « petit grand ménage du bureau », les experts recommandent une opération coup de poing bien pensée.

C’est agréable de commencer la journée de travail suivante de manière détendue avec un espace de travail bien rangé. Aucun doute là-dessus. Mais qu’en diriez-vous de commencer chaque jour de votre vie de façon sereine, équilibrée et harmonieuse ?

• Le système des quatre zones pour un résultat rapidee
• Pourquoi devrais-je veiller à l’ordre au bureau ?
• Comment mettre de l’ordre au bureau ?
• L’ordre au poste de travail favorise-t-il la concentration ?
• Conclusion

Le système des quatre zones pour un résultat rapide

Commençons par le dire clairement : un petit rangement ne suffit pas à mettre de l’ordre au poste de travail et ne fait tout au plus que repousser le problème. De plus, un coin propre ne fait pas encore un espace de travail bien organisé. Mis en œuvre avec méthode, même le pire nettoyage de bureau ne dure pas plus de trois heures. Le meilleur allié devient alors le sol devant le bureau – c’est pourquoi il est conseillé de commencer par passer l’aspirateur autour de l’espace de travail. Ensuite, on vide entièrement le bureau, ses tiroirs, ses caissons et sa surface de travail. Cependant, cela ne sert pas à grand-chose d’avoir toutes ses affaires une fois en main pour ensuite les remettre exactement à la même place.

Un système à quatre zones aide à trier et à jeter. Le sol autour du poste de travail est divisé en quatre zones imaginaires, chacune ayant une signification : « Déchets », « À transmettre », « Important » et « Urgent ». Ainsi, chaque objet – du simple Post-it à la calculatrice – est systématiquement placé dans l’une de ces zones afin de pouvoir être ensuite rangé de manière logique. Les experts conseillent de définir à l’avance un système, de gauche à droite ou de l’extérieur vers l’intérieur – peu importe. L’essentiel est que chaque feuille, chaque stylo, chaque dossier et chaque classeur soit retiré individuellement du poste de travail et ne soit pris en main qu’une seule fois. Il ne doit pas y avoir de petits tas intermédiaires, cela ne fait que faire perdre du temps. « Déchets » se passe d’explication. « À transmettre » regroupe tout ce qui peut être délégué ou doit être apporté ailleurs, par exemple aux archives, de retour à la bibliothèque ou à l’étagère à livres.

Dans la case « Important » de cette méthode d’organisation du poste de travail, on place les choses qui, après ce petit grand ménage du bureau, doivent immédiatement retourner dans le tiroir ou sur le bureau et être traitées. Si vous le souhaitez, vous pouvez profiter du fait d’avoir déjà brièvement réfléchi au sujet concerné et noter la prochaine étape de travail sur un post-it avant de le coller dessus. Cela fait gagner un peu de temps pour la suite, mais attention : ne réfléchissez pas trop, notez simplement un ou deux mots-clés, pas des romans élaborés. La case « Urgent » regroupe les tâches qui peuvent être faites soit tout de suite, soit juste après l’opération de rangement, et qui prennent moins de quelques minutes : affranchir une lettre, la signer et la transmettre, fixer un rendez-vous ou reporter une réunion, par exemple.

Alors, c’est parti : le ticket de caisse des oursons en gélatine et des pastilles contre la toux ? À la poubelle ! Les pastilles elles-mêmes ? Si elles sont encore consommables : à transmettre – donc à emporter chez soi. Si elles ont pris une pellicule terne ou sentent bizarre : avec le ticket de caisse. Un stylo qui ne fonctionne plus et pour lequel on voulait un jour chercher une nouvelle recharge : à la poubelle. Le classeur avec les idées pour de nouveaux projets : coller un post-it, écrire « Faire le tri ! » dessus et le mettre dans la case « Important ». Un dossier sur lequel le post-it « Urgent » a déjà l’air un peu croustillant ? Le parcourir rapidement puis soit le transmettre, donc le déléguer, soit le mettre dans la case « Important ».

Une fois le plateau du bureau entièrement dégagé, les tiroirs vidés et l’armoire à dossiers débarrassée de tout vieux contenu inutile, direction le placard à produits d’entretien : toutes les surfaces sont nettoyées, l’ordinateur, le clavier et l’imprimante dépoussiérés, et les tiroirs aspirés. Les objets utilisés chaque jour retrouvent en premier leur place. Vous avez bien lu : leur place. Et ce qui n’a pas de place s’en voit attribuer une ou fait l’objet d’une remise en question brève mais radicale : ai-je vraiment besoin de deux perforatrices de tailles différentes, de trois règles, d’environ 25 stylos et de deux pots à crayons pour travailler ? Les objets superflus retournent au stock ou, selon leur état, à la poubelle.

Ensuite, la gomme, cinq crayons au maximum et autant de stylos à bille ou de feutres fins se voient attribuer une place dans le tiroir supérieur du bureau, le bloc-notes prend place à côté du téléphone et le courrier non lu va dans un petit panier qui servait auparavant de dépôt pour figurines Kinder Surprise, de vide-poches pour trombones et de réserve intermédiaire pour cartes de vœux, et dont le contenu a fini presque entièrement dans la case « Déchets ». En bref : le bureau est rangé selon une logique ancienne, mais aussi en fonction des besoins actuels – ce qui évite de perdre du temps au travail à chercher inutilement. La corbeille à papier est vidée dans la benne, et les choses qui se trouvaient dans la case « À transmettre » rejoignent l’endroit ou la personne auxquels elles sont destinées. Terminé ? Propre ? Félicitations, mission accomplie.

LE SYSTÈME EN HUIT POINTS POUR UN ORDRE DURABLE

On le sait bien, le chaos au travail n’apparaît pas tout seul, mais il a tendance à se multiplier dans des proportions tout à fait remarquables. D’une tasse à café non lavée, on passe vite à deux ou trois – et d’où vient la quatrième, personne ne le sait vraiment. Cette impression que l’on voulait lire tranquillement et exploiter ensuite est depuis longtemps devenue une pile de documents au contenu similaire. Et le tiroir dans lequel on range des choses dont on pourrait sûrement avoir encore besoin un jour, mais qu’on n’a en réalité jamais réutilisées, déborde lui aussi rapidement de partout.

Même si l’on est plutôt ordonné de nature, il est donc conseillé d’inscrire deux rendez-vous par an dans son calendrier : « petit grand ménage du bureau ». Comme la période de Noël est souvent stressante et janvier plutôt calme, janvier et juin sont un bon choix – en procédant tous les six mois, l’opération ne prend pas non plus trop de temps.

Il convient néanmoins de respecter les huit points suivants tout au long de l’année.

1. Ranger : laisser chaque chose à sa place et la remettre après usage.
2. Jeter : utiliser la corbeille immédiatement.
3. Prendre des notes : une grande feuille de notes plutôt que beaucoup de petits pense-bêtes qui peuvent si facilement disparaître facilite le travail lorsqu’il faut, le soir venu, reporter rapidement les numéros de téléphone dans le carnet d’adresses et les rendez-vous dans le bon agenda.
4. Structurer : utiliser le même système de classement sur l’ordinateur que sur le bureau, et la même structure pour les dossiers physiques et numériques, aide à garder durablement de l’ordre au poste de travail et à retrouver rapidement les choses.
5. Classement hiérarchique : ce qui est le plus urgent se met au-dessus, ce qui l’est le moins en dessous.
6. Regrouper les câbles : trier les fils et, dans l’idéal, faire complètement disparaître les amas de câbles dans des boîtes.
7. Tenir compte de la portée : ranger à proximité les choses souvent utilisées, et plus loin celles dont on se sert rarement.
8. Rangement du soir : celui qui range son bureau chaque soir commence la journée de travail suivante plus sereinement.

Pourquoi devrais-je veiller à l’ordre au bureau ?

Vous devriez veiller à l’ordre au bureau parce que vous en avez envie. Pourtant, vous constatez souvent que la motivation vous manque. Il y a deux bonnes raisons pour lesquelles vous devriez ranger.

1. Le poste de travail reflète votre monde intérieur et révèle à votre environnement professionnel quel type de personnalité vous êtes.
2. Les chefs adorent les bureaux et espaces de travail bien rangés. À la suite de son enquête, le psychologue Cary Cooper a constaté que quatre managers sur cinq choisissent des collaborateurs qui présentent un bureau bien ordonné.

Le bureau sert de surface de projection : beaucoup de personnes associent un secrétaire en désordre à une personnalité instable. Nous savons qu’il est absurde de mettre ses collègues dans des cases. Mais nous passons beaucoup de temps au travail et nous ne pouvons pas éviter de personnaliser notre espace de travail. Une ou deux petites plantes, des photos de famille, du chocolat ou votre livre préféré pour la pause déjeuner. Inconsciemment, vous révélez beaucoup de choses sur vous-même à votre environnement de travail. Vos collègues savent comment vous travaillez, connaissent vos préférences et, à travers vos symboles de statut, ils évaluent si vous jouez des coudes pour arriver au sommet.

Mettre de l’ordre sur son lieu de travail a du sens. Vous avez une grande influence sur la manière dont vous souhaitez être perçu par votre entourage.

Comment mettre de l’ordre au bureau ?

La solution la plus rapide et la plus simple : procurez-vous un carton spacieux. Mettez-y tout ce qui traîne. Essuyez ensuite tous les meubles de bureau avec un chiffon humide. Sortez d’abord du carton toutes les choses importantes et attribuez-leur une place. Ensuite, occupez-vous du reste. Débarrassez-vous des objets dont vous n’avez plus besoin sans hésiter. Et voilà : un bureau rangé ! Un espace de travail ordonné ! Un bureau bien organisé !

L’ordre au travail favorise-t-il la concentration ?

Un grand oui. Après avoir offert un nettoyage en profondeur à votre espace de travail, vous pouvez faire face aux exigences du quotidien professionnel de manière plus consciente et plus concentrée. Vous évitez le stress intérieur et économisez la ressource la plus précieuse de votre vie : le temps.

Conclusion

Mettre de l’ordre sur son lieu de travail peut procurer beaucoup de plaisir dès lors que vous comprenez que vous tenez tous les fils en main. Vous influencez la manière dont vous êtes perçu et les compétences qu’on vous attribue. Vous gagnez en concentration et en temps. Vous gagnez en qualité de vie. Cela vous convainc ?

Conseil d’expert : désencombrez votre bureau

Démarrez avec concentration !

Pour avoir la possibilité de travailler de la manière la plus efficace et la plus sereine possible, votre bureau doit être aussi vide que possible. Placez-y uniquement les choses dont vous avez réellement besoin et que vous voulez traiter rapidement.
Les objets qui y prennent la poussière sans attention depuis des années peuvent être jetés sans problème. Les objets dont vous avez besoin plus souvent devraient rester à portée de main.