La technologie le rend possible : aujourd’hui, des personnes seules, des équipes et des groupes peuvent travailler sur un seul et même projet, même séparés dans le temps et l’espace, sur différents bureaux. « Social Collaboration » est le terme générique qui désigne la coopération via Internet ; « Social Business Collaboration » fait quant à lui référence au travail collaboratif en réseau dans le contexte de l’entreprise. Après un premier article qui abordait le sujet de manière très générale, voici dans cette deuxième partie quelques exemples de programmes permettant de suivre des projets privés et de petits projets professionnels à travers le monde via le réseau.
« Social Collaboration » : logiciels pour les particuliers et les petites tâches professionnelles
Le problème avec ce type de liste, d’emblée : il n’existe pas de solution idéale pour tous les besoins possibles. Certes, certains programmes permettent de répondre à davantage d’attentes que d’autres lorsqu’il s’agit de suivre au mieux des projets individuels via Internet. Pour une véritable Social Business Collaboration, un logiciel développé spécialement pour l’entreprise concernée sera toutefois indispensable. Les entreprises qui souhaitent surtout interconnecter certains domaines précis devraient examiner de plus près les solutions courantes proposées par les grands fournisseurs. Et les particuliers qui veulent, par exemple, élaborer ensemble une invitation d’anniversaire, ou les bénévoles qui souhaitent répartir certaines tâches associatives sur davantage d’épaules, devraient connaître quelques-unes des applications les plus répandues.
Un exemple très simple de la façon dont le travail collaboratif sur un projet fonctionne via Internet : la liste de courses partagée. Toute personne qui gère un foyer peut comprendre, avec cet exemple simple de social collaboration, de quoi il s’agit au fond : une tâche claire, à savoir l’achat de différents produits alimentaires et articles ménagers, doit pouvoir être réalisée par plusieurs personnes, indépendamment du temps et du lieu. Des programmes comme « Buy Me a Pie » ou « Our Groceries » ont en effet un avantage essentiel sur la version analogique de la shopping list, autrement dit le pense-bête de courses : ils sont disponibles pratiquement partout à la fois et, grâce à l’intégration du « cloud », toujours à jour.
Pour commencer : listes de courses
Imaginons la situation suivante : tôt le matin, le chat tourne autour de la maison avec un air de reproche, tandis que la colère quotidienne du père montant de la cuisine laisse penser que la fille a encore remis la brique de lait vide dans le réfrigérateur. Le fils fait remarquer avec ironie que sa sœur applique à peu près la même politique avec le papier toilette et la mère – il faut bien que quelqu’un reste pragmatique – profite de la situation pour éviter que le vinaigre, l’huile et le sucre dans le garde-manger ne connaissent le même sort que le lait et la nourriture pour chat. Elle ignore le chœur désagréable des accusations mutuelles et des miaulements grincheux et préfère prendre son smartphone en main. Elle crée une liste de courses familiale, la partage avec le père, la fille et le fils, puis y ajoute successivement nourriture pour chat, lait, papier toilette, vinaigre, huile, sucre et pain pour le dîner.
Quand la famille part ensuite vaquer à ses occupations, réparties entre différentes écoles (les enfants), le bureau (le père) ou encore l’agence (la mère), plusieurs boulangeries, supermarchés et drogueries se trouvent sur les différents trajets. Quand la mère allume son smartphone après le travail, elle voit que son mari a déjà acheté du pain à la boulangerie pendant sa pause déjeuner et que sa fille a rapporté à la maison de la nourriture pour chat et du papier toilette de la droguerie : les éléments concernés ont déjà été marqués comme « effectués », il ne reste donc plus à la mère qu’à acheter du lait, du vinaigre, de l’huile et du sucre au supermarché voisin. Elle aussi supprimera de la liste les articles réglés à la caisse – et comme la liste se met constamment à jour via un serveur, le fils trouvera une liste vide une fois son entraînement de football terminé. Bien sûr, seulement si la famille ne pense pas encore à autre chose à la maison : en théorie, elle pourrait l’ajouter à la liste à court terme et demander ainsi, par exemple, au fils de faire un petit détour par le magasin de bricolage pour acheter une ampoule de rechange pour celle qui vient de griller.
Cet exemple montre de manière très simple, mais fondamentale, où résident les points forts de la social collaboration : un groupe de personnes se trouvant à des moments différents dans des lieux différents peut mener à bien un projet commun. C’est ainsi que fonctionnent la plupart des programmes – selon le principe de base de ce type d’applications de liste de courses. Qu’ils soient utilisés sur PC, sur téléphone Android ou sur tablette fonctionnant sous iOS, ou qu’ils soient enrichis de quelques fonctions supplémentaires permettant par exemple aux utilisateurs de gérer des bases de données, de modifier des documents ou de rassembler des médias. Les listes de tâches numériques fonctionnent d’ailleurs elles aussi selon le principe de la liste de courses. Elles sont souvent enrichies de quelques fonctions supplémentaires.
Un peu plus complexe : les listes de tâches
Tout le monde connaît ce principe dès lors qu’il a déjà dû venir à bout d’un projet de longue haleine : une liste sur laquelle un plan d’action a été consigné dès le départ avec soin et réflexion fait presque des miracles pour une mise en œuvre rigoureuse. Le travail de planification initial est fait, et l’esprit est désormais libre pour traiter les points un à un avec méthode. « Wunderlist » est l’un de ces petits assistants bien utiles.
« Todoist », « Taasky », « Google Keep » ou « Any.do » en sont d’autres. Selon les cas, ces listes offrent, en plus de la possibilité incontournable de créer des listes à plusieurs ou de cocher des points comme « terminés », des fonctions pratiques comme les rappels géolocalisés. Pour le point « acheter du pain », par exemple, si l’adresse de la boulangerie est saisie, une alerte de rappel se déclenche dès que le propriétaire du smartphone est localisé à proximité de cette boulangerie. Il est aussi possible d’indiquer une heure précise, d’attribuer certaines tâches à des co-utilisateurs spécifiques ou d’ajouter des pièces jointes à certains points, comme des itinéraires ou des recettes.
Précisons-le : les noms de logiciels mentionnés doivent bien être compris comme des exemples et non comme des recommandations. Face à l’abondance impressionnante de programmes utiles, il est quasiment impossible de donner des conseils précis. Il vaut la peine de comparer les détails et de déterminer individuellement quelle application ou quel programme correspond le mieux à ses besoins personnels. Un autre critère de choix peut être les plateformes pour lesquelles le logiciel est proposé : si différents systèmes sont utilisés à la maison, dans l’association ou dans l’entreprise, il est judicieux de trouver un dénominateur commun – un programme disponible par exemple pour Android, Windows, Mac et iOS. Il peut aussi être pratique que le programme fonctionne non seulement sur l’appareil mobile, mais aussi sur PC ou Mac – on peut ainsi accéder à l’outil de collaboration sociale aussi bien depuis la chaise de bureau au bureau que depuis son smartphone pendant un trajet en train ou depuis sa tablette dans le salon à la maison.
Pour les utilisateurs expérimentés : gestion de projet
Il en va de même, de manière encore plus marquée, pour l’étape suivante : la gestion de projet. Les programmes permettant de planifier des processus plus complexes et, le cas échéant, de les piloter, devraient pouvoir fonctionner en parallèle sur le plus grand nombre possible d’appareils. Avec des logiciels de gestion de projet comme le pionnier « Things » pour Mac, il est possible de créer de nombreuses listes de tâches, de les regrouper dans des dossiers et de les trier selon différents paramètres – mais ce logiciel n’existe que pour les produits Apple. Il maîtrise la gestion et la catégorisation des listes les plus diverses et les maintient synchronisées sur l’iPhone, l’iPad, le Mac ou le Macbook. Les échéances à venir et les entrées actuelles sont affichées dans un récapitulatif quotidien, et chaque tâche peut être associée à un niveau de priorité.
Microsoft propose lui aussi depuis plus de 30 ans un logiciel correspondant : « Microsoft Project », qui fonctionne bien entendu aujourd’hui également avec le cloud. « Wrike » offre de nombreuses fonctions, avec une gestion documentaire complète et l’intégration des programmes courants. « Basecamp » est un logiciel axé sur le partage de fichiers, la gestion des tâches et les discussions – et bien sûr sur la communication. Également digne d’intérêt et surtout disponible pour toutes sortes de plateformes : « Wunderlist », célèbre dans le monde entier pour un usage privé, est désormais aussi proposée dans une version de gestion de projet dotée de nombreuses fonctions professionnelles.