L’album photo familial partagé avec les frères et sœurs, le calendrier des vacances du service ou la liste de courses sur smartphone pour toute la famille : la social collaboration, ou social business collaboration, fait partie du quotidien. Chaque jour, des personnes collaborent sur Internet, dans le cadre professionnel comme privé, sur les projets les plus variés. Grâce au cloud omniprésent, aux connexions Internet rapides et à des possibilités d’utilisation presque illimitées, il ne s’agit probablement pas d’une simple tendance, mais plutôt de l’avenir de la collaboration.
« Social Collaboration » : logiciels pour projets privés, petites entreprises et structures plus importantes
Pour garder une vue d’ensemble dans le travail en réseau autour des projets, nous vous présentons, dans une petite série, différentes possibilités d’exploiter les avantages de la social collaboration, qu’il s’agisse d’usages privés ou professionnels. Après une partie générale qui a dressé un premier panorama du sujet et un épisode consacré aux programmes permettant de suivre des projets privés et professionnels de moindre ampleur depuis votre chaise de bureau, voici maintenant un bref aperçu d’applications puissantes et évolutives qui pourraient intéresser les utilisateurs privés avertis ou les petites entreprises.
Bien sûr, une précision s’impose d’emblée : si le principe de la « social collaboration » était appliqué de manière cohérente, toute la structure de l’entreprise devrait être organisée autour de la collaboration en ligne en réseau. Il faudrait alors disposer d’un logiciel programmé en fonction des besoins spécifiques de l’entreprise, afin d’éviter de devoir passer sans cesse d’une application à l’autre. Ou bien d’un logiciel performant sur lequel une entreprise nouvellement créée pourrait structurer son organisation. L’un des grands avantages d’une social collaboration menée de manière cohérente est en effet le gain de temps, car tous les fils convergent vers une seule interface utilisateur – par exemple la communication interne, la comptabilité ou la planification des différents projets. Il n’y a ainsi plus de temps perdu à se demander où l’on a encore une fois enregistré, envoyé ou classé tel ou tel document.
Même si cette restructuration s’avère difficile pour la plupart des entreprises existantes et que, aux yeux des défenseurs de la social collaboration, il n’y a guère pire qu’un déplacement progressif de certains processus – qui ne peut au fond que remplacer des procédures existantes et apporte donc peu de progrès : il existe tout de même quelques petits outils connectés grâce auxquels la vie numérique ou le quotidien de travail devient nettement plus simple.
Tout simplement plus rapide : échange de données par transfert web, collaboration via Dropbox
Dès que des données sont créées sur un ordinateur ou avec un smartphone, la question se pose de savoir comment les récupérer depuis l’appareil. Tant qu’il s’agit seulement d’un document de quelques mégaoctets, qui doit par exemple être transféré de l’ordinateur de travail vers le notebook privé, la solution est simple : par e-mail, au besoin via WhatsApp ou avec les services de données intégrés au système d’Apple comme AirDrop ou iCloud, ou encore les équivalents d’autres systèmes d’exploitation. Cela devient plus intéressant lorsque les volumes de données augmentent et qu’il s’agit par exemple d’images ou de vidéos.
Une possibilité est Dropbox. Ce service gratuit d’hébergement de fichiers stocke les données sur un serveur et fonctionne selon un principe assez simple. Conformément à l’image d’une boîte posée quelque part sur Internet, l’utilisateur peut y mettre autant de choses, ou plutôt de données, qu’elle peut en contenir. L’accès à cette boîte en ligne se fait via Internet, directement depuis le bureau. Concrètement, après l’inscription, un dossier s’installe sur l’appareil et se synchronise via Internet avec un dossier sur le serveur Dropbox.
L’astuce : Dropbox fonctionne sur tous les systèmes d’exploitation courants ; pour les appareils mobiles, il existe une application Dropbox. Si vous placez par exemple un dossier de photos de vacances depuis votre PC dans Dropbox, il peut être affiché sur tous les appareils connectés – sur le smartphone, le notebook ou la tablette. Si vous souhaitez ensuite partager les photos de vacances, il est également possible de partager des dossiers – et même si quelqu’un n’a pas installé le programme, il peut consulter les images dans son navigateur via le lien envoyé. Une connexion sur le site Dropbox est également possible – les données peuvent donc aussi être modifiées ou partagées depuis un appareil tiers. Il est ainsi possible de travailler à plusieurs sur des documents, de regarder des photos ou d’envoyer des films. Des présentations peuvent également être créées avec Dropbox. Deux gigaoctets d’espace de stockage sont actuellement inclus, extensibles jusqu’à 16 gigaoctets maximum grâce à un programme de bonus. Si vous avez besoin de plus d’espace, vous pouvez souscrire la version professionnelle moyennant des frais mensuels, qui offre actuellement un volume de stockage d’un téraoctet.
Il y a toutefois un inconvénient. Les experts critiquent régulièrement le stockage non chiffré des données, ce qui signifie qu’en théorie, des employés de la société « Dropbox Inc » ou même des services de renseignement pourraient y avoir accès. Avec Dropbox Business, l’entreprise propose un service chiffré qui permet à des équipes de jusqu’à cinq utilisateurs d’exploiter un compte, de disposer d’un espace de stockage illimité et d’utiliser diverses fonctions professionnelles. Parmi les alternatives au fonctionnement similaire ou presque identique figurent Google Drive, SugarSync, OneDrive de Microsoft ou FileSync – tandis que Box et SpiderOak sont deux concurrents de Dropbox qui misent avant tout sur la conservation sécurisée et chiffrée des données.
Se souvenir de tout simplement : Evernote, Paper ou Notes
Il faut bien l’admettre : les petits pense-bêtes autocollants en papier jaune, désormais disponibles aussi dans toutes les couleurs de l’arc-en-ciel, ne seront pas remplacés de sitôt par une application. Ils conservent pensées, rendez-vous et listes de tâches même lorsque la batterie est à plat, que l’ordinateur est éteint ou qu’on n’a tout simplement pas le temps de créer des entrées dans le calendrier du smartphone. Pourtant, comme dans bien d’autres situations de la vie, c’est la mesure qui détermine l’utilité ou l’absurdité. Tout le monde connaît sans doute un collègue dont l’écran a pratiquement disparu sous le chaos des petits papiers jaunes. À partir d’un certain volume d’informations, cela devient vite confus – il faut mettre de l’ordre. Les sceptiques du numérique les plus ingénieux utilisent alors le fameux Bullet Journal, que l’on peut créer à partir de presque n’importe quel carnet.
On trouve des explications à ce sujet sur Internet, où l’on peut bien sûr aussi découvrir de nombreuses applications de notes numériques. Elles ont toutes en commun une fonction de recherche permettant de parcourir rapidement le contenu des notes numériques et de retrouver des sujets précis – même lorsqu’ils sont répartis sur plusieurs notes différentes. Ceux qui ont grandi avec le papier, mènent bon gré mal gré une vie numérique, mais regrettent malgré tout le charme analogique des carnets devraient jeter un œil à l’application Paper de la société « 53 », qui n’est toutefois disponible que pour iPad et iPhone. Avec un stylet, c’est-à-dire un dispositif de saisie en forme de crayon pour ordinateurs et PDA, on peut dessiner et peindre, mais aussi créer des infographies, intégrer des photos et « dessiner » des listes de tâches. Le stylet, également développé par « 53 », détecte la paume de la main et empêche ainsi que quoi que ce soit d’autre que la pointe du stylet ne laisse des traces sur la note. Son utilisation procure ainsi une sensation assez naturelle ; les croquis, dessins et notes manuscrites peuvent être rassemblés, triés et archivés dans des carnets virtuels.
Si l’écriture au stylet n’est pas votre priorité, vous pouvez regarder de plus près l’application Notes fournie sur les appareils Apple sous iOS, qui peut elle aussi être classée dans des « carnets » semblables à des dossiers. Pour les utilisateurs qui disposent exclusivement d’appareils Apple, la synchronisation via le cloud est intéressante : elle permet par exemple de faire passer en un instant une note de l’iPhone à l’ordinateur portable. Google propose un service multiplateforme qui collecte de petits pense-bêtes, les synchronise sur toutes sortes d’appareils fonctionnant avec les systèmes les plus courants et filtre les contenus grâce à la célèbre fonction de recherche Google. L’entreprise « Moleskine », connue pour ses carnets, propose également une application – qui ne fonctionne toutefois que sur les appareils mobiles.
Evernote constitue une discipline à part entière. À première vue, ce logiciel disponible pour toutes sortes de systèmes et de types d’appareils n’est rien d’autre qu’un programme permettant de collecter et d’enregistrer des notes. À l’image des programmes de notes préinstallés sur les ordinateurs et les smartphones, il est possible de rassembler toutes sortes de données sur des notes virtuelles individuelles. On peut ainsi consigner des idées sous forme de textes, les illustrer avec des photos directement depuis l’application, créer des listes de tâches avec de petites cases à cocher et, sur les appareils mobiles, même ajouter des notes manuscrites via l’écran tactile. Ces petites notes virtuelles, qui peuvent parfois prendre des formes très longues selon la nature et l’ampleur de l’idée, peuvent ensuite être classées dans des carnets. La version gratuite comprend un volume de téléchargement mensuel ; ceux qui souhaitent télécharger davantage ou utiliser Evernote à des fins professionnelles peuvent augmenter ce volume moyennant un paiement mensuel.
La fonction de recherche est étonnante : elle peut même lire des notes manuscrites et parcourir des manuscrits numérisés – à condition toutefois que votre écriture reste à peu près lisible pour tout le monde. Dès la version de base gratuite, il est possible de partager et de modifier des notes avec d’autres utilisateurs d’Evernote. La version Business, qu’Evernote indique être actuellement utilisée par plus de 20 000 entreprises, est facturée sous la forme d’un montant mensuel par utilisateur et permet en contrepartie, en plus des fonctions gratuites courantes, d’avoir des discussions dans l’application ainsi que de travailler ensemble avec différents outils Business. Avec un peu d’imagination, des utilisateurs astucieux peuvent toutefois déjà transformer la version de base en un puissant logiciel de gestion de projet.
Pour conclure cette partie, encore une remarque de principe : cet article a uniquement pour but de donner un aperçu et ne constitue en aucun cas une recommandation d’achat ou de téléchargement. Les éditeurs des différents logiciels proposent sur leurs pages d’accueil des informations actualisées sur l’utilisation de leur produit – afin que le lecteur intéressé puisse décider lui-même quels outils de collaboration sociale sont pertinents pour lui.