L'album photo de famille partagé avec les frères et sœurs, le calendrier des vacances dans le département ou la liste de courses sur smartphone pour toute la famille : la collaboration sociale, ou collaboration social business, fait partie du quotidien. Au quotidien, des personnes travaillent ensemble sur une grande variété de projets via Internet, tant à titre professionnel que privé. Grâce au cloud omniprésent, aux connexions Internet rapides et aux possibilités d’applications presque illimitées, il ne s’agit pas d’une tendance mais plutôt de l’avenir de la collaboration.
« Collaboration sociale » : logiciel pour les projets privés, les petites entreprises et les grandes entreprises
Afin de suivre la mise en réseau liée aux projets, nous présentons dans une petite série différentes manières d'utiliser les avantages de la collaboration sociale - que ce soit pour des affaires privées ou professionnelles. Après une partie de base qui éclaire grossièrement le sujet et une séquence sur les programmes avec lesquels des projets privés et de petites entreprises peuvent être réalisés Chaise de bureau peut être suivi, maintenant un aperçu rapide d'applications puissantes et extensibles qui pourraient être intéressantes pour les utilisateurs privés expérimentés ou les petites entreprises.
Bien sûr, il y a dès le départ une limite : si le principe de « collaboration sociale » était mis en œuvre de manière cohérente, l'ensemble de la structure opérationnelle devrait être orientée vers une collaboration en ligne et en réseau. Un logiciel programmé pour répondre aux besoins spécifiques de l'entreprise serait nécessaire, ce qui rendrait inutile les allers-retours entre les applications individuelles. Ou un logiciel puissant qui peut être utilisé pour structurer une entreprise nouvellement créée. Un grand avantage d'une collaboration sociale cohérente est le gain de temps, car tous les fils sont regroupés sur une seule interface utilisateur - comme la communication interne, la comptabilité ou la planification de projets individuels. Cela signifie que vous ne perdez pas de temps à réfléchir à l'endroit où vous avez enregistré, envoyé ou classé quel document cette fois-ci.
Même si cette restructuration s'avère difficile pour la plupart des entreprises existantes et, aux yeux des pionniers de la collaboration sociale, il n'y a rien de pire qu'une délocalisation fragmentaire de processus individuels - qui ne peut que remplacer les processus existants et n'apporte donc que peu de progrès : il existe quelques assistants individuels en réseau avec lesquels la vie numérique ou travail quotidien devient beaucoup plus facile.
Tout simplement plus rapide : échange de données via le transfert Web, collaboration via Dropbox
Dès que des données sont générées sur un ordinateur ou avec un smartphone, la question se pose de savoir comment ces données sont évacuées de l'appareil. Tant qu'il ne s'agit que d'un document de quelques mégaoctets qui doit être déplacé de l'ordinateur de travail vers le portable privé, par exemple, la solution est simple : par e-mail, si nécessaire via WhatsApp ou les services de données intégrés au système d'Apple comme AirDrop ou iCloud ou les équivalents d'autres systèmes d'exploitation. Les choses deviennent plus intéressantes lorsque de plus grandes quantités de données sont rassemblées et impliquent des images ou des vidéos, par exemple.
Une option est Dropbox. Le service d'hébergement de fichiers gratuit stocke les données sur un serveur et fonctionne sur un principe assez simple. Selon le symbole d'une boîte qui se trouve sur Internet, l'utilisateur peut y insérer autant d'éléments ou de données qu'il le souhaite. La box en ligne est accessible directement depuis Internet Bureau de. Plus précisément, après l'enregistrement, un dossier est installé sur l'appareil, qui se synchronise via Internet avec un dossier sur le serveur Dropbox.
Le point fort : Dropbox fonctionne sur tous les systèmes d'exploitation courants ; Il existe une application Dropbox pour les appareils mobiles. Par exemple, si vous placez un dossier contenant des photos de vacances depuis votre PC dans Dropbox, il peut être consulté sur tous les appareils connectés - sur votre smartphone, sur votre ordinateur portable ou sur votre tablette. Si vous souhaitez partager les photos de vacances, des dossiers peuvent également être partagés - et même si quelqu'un n'a pas installé le programme, il peut visualiser les photos dans le navigateur en utilisant le lien envoyé. Il est également possible de se connecter au site Dropbox afin que les données puissent également être modifiées ou partagées à partir d'un appareil tiers. Cela permet d'éditer des documents à plusieurs, de visualiser des photos ou d'envoyer des films. Des présentations peuvent également être créées avec Dropbox. Deux Go d'espace de stockage sont actuellement inclus, qui peuvent être étendus jusqu'à un maximum de 16 Go avec un programme de bonus. Si vous avez besoin de plus de stockage, vous pouvez souscrire à la version professionnelle moyennant un abonnement mensuel, qui offre actuellement un téraoctet de volume de stockage.
Il existe cependant un inconvénient. Les experts critiquent à plusieurs reprises le stockage non crypté des données, de sorte qu'en théorie les employés de la société « Dropbox Inc » ou les services secrets y auraient accès. Avec Dropbox Business, l'entreprise propose un service crypté avec lequel des équipes comptant jusqu'à cinq utilisateurs peuvent gérer un compte, disposer d'un espace de stockage illimité et utiliser diverses fonctions commerciales. Les alternatives qui fonctionnent de manière similaire ou presque identique sont Google Drive, SugarSync, OneDrive de Microsoft ou FileSync - deux concurrents de Dropbox, Box et SpiderOak, sont entrés dans la course et font principalement la promotion du stockage sécurisé et crypté des données.
Rappelez-vous simplement de tout : Evernote, Paper ou Notes
Certes, aucune application ne pourra remplacer les petits post-it en papier jaune, disponibles depuis quelques temps dans toutes les couleurs de l’arc-en-ciel. Ils enregistrent les pensées, les rendez-vous et les listes de tâches même lorsque la batterie est vide, que l'ordinateur est éteint ou que l'on n'a tout simplement pas le temps de créer des entrées dans l'agenda du smartphone. Néanmoins, comme dans de nombreuses autres situations de la vie, la même chose s'applique : la mesure décide si elle a du sens ou non. Tout le monde connaît probablement un collègue dont l’écran a pratiquement disparu dans le chaos des morceaux de papier jaune. Une fois atteint un certain nombre d’informations, les choses deviennent confuses : il faut de l’ordre. Les sceptiques du numérique utilisent alors ce qu’on appelle le bullet journal, qui peut être réalisé à partir de pratiquement n’importe quel cahier.
Des instructions à ce sujet sont disponibles sur Internet, où vous trouverez bien sûr également de nombreuses applications de prise de notes numériques. Ce qu'ils ont tous en commun, c'est une fonction de recherche qui vous permet de rechercher rapidement dans le contenu des notes numériques respectives et de trouver des sujets spécifiques, même s'ils sont répartis sur plusieurs notes différentes. Quiconque a grandi avec le papier, mène une vie numérique bon gré mal gré, mais pleure toujours le charme analogique des ordinateurs portables, devrait jeter un coup d'œil à l'application Paper de « 53 », disponible uniquement pour iPad et iPhone. Avec un stylet, périphérique de saisie en forme de stylo pour ordinateurs et PDA, vous pouvez dessiner et peindre, mais aussi créer des graphiques d'information, intégrer des photos et « peindre » des listes de tâches. Le stylo, également développé par « 53 », reconnaît la pointe de la main et empêche ainsi tout autre chose que la pointe du stylo de laisser des traces sur le billet. Son utilisation semble donc assez organique ; Les croquis, dessins et notes manuscrites peuvent être collectés, triés et archivés dans des cahiers virtuels.
Si vous n'appréciez pas la saisie au stylet, vous pouvez examiner de plus près l'application Notes fournie sur les appareils Apple pris en charge par iOS, qui peut également être triée dans des « carnets » de type dossier. Pour les utilisateurs qui ne possèdent que des appareils Apple, la synchronisation cloud est intéressante, car elle permet, par exemple, de faire passer une note de l'iPhone au notebook en un rien de temps. Google propose un service cross-système qui collecte les petits blocs-notes, les synchronise sur tous les appareils possibles avec tous les systèmes courants et filtre le contenu à l'aide de la célèbre fonction de recherche de Google. La société « Moleskine », connue pour ses ordinateurs portables, propose également une application, mais celle-ci ne fonctionne que sur les appareils mobiles.
Evernote est une discipline en soi. À première vue, le logiciel, disponible pour tous les systèmes et types d'appareils possibles, n'est rien de plus qu'un programme de collecte et de sauvegarde de notes. À l’instar des programmes de prise de notes préinstallés sur les ordinateurs et les smartphones, toutes sortes de données peuvent être collectées sur des notes virtuelles individuelles. Les idées peuvent être enregistrées sous forme de texte, illustrées de photos depuis l'application, des listes de tâches peuvent être créées avec de petites cases à cocher et, sur les appareils mobiles, des notes manuscrites peuvent même être ajoutées à l'aide de l'écran tactile. Ces post-it virtuels, qui peuvent prendre des formes très allongées selon le type et la portée de l'idée, peuvent ensuite être classés dans des cahiers. La version gratuite est livrée avec un volume de téléchargement mensuel ; Si vous souhaitez télécharger davantage ou utiliser Evernote pour le travail, vous pouvez augmenter le volume en payant mensuellement.
Ce qui est étonnant, c'est la fonction de recherche, qui peut même lire des notes manuscrites et rechercher des manuscrits numérisés - à condition de modérer votre recherche à un niveau qui frise la lisibilité générale. Même dans la version de base gratuite, les notes peuvent être partagées et modifiées avec d'autres utilisateurs d'Evernote. La version professionnelle, qui selon Evernote est actuellement utilisée par plus de 20 000 entreprises, facture un abonnement mensuel par utilisateur et, en plus des fonctions gratuites communes, permet des discussions dans l'application et un travail collaboratif avec divers outils professionnels. Avec un peu d'imagination, les utilisateurs ingénieux peuvent convertir la version de base en un puissant programme de gestion de projet.
A la fin de cette partie, une note de base : Cet article a uniquement pour but de donner un aperçu et n'a en aucun cas pour vocation de fournir des recommandations d'achat ou de téléchargement. Les fabricants des logiciels respectifs proposent sur leurs pages d'accueil des informations actualisées sur l'utilisation de leur produit - afin que le lecteur intéressé puisse décider lui-même quels outils de collaboration sociale lui conviennent.