L'open space a des avantages – mieux qu'un bureau individuel ?

L’open space présente des avantages dont les entreprises peuvent tirer parti. Un bon aménagement ainsi que des règles claires, qui rendent la collaboration possible, sont essentiels. L’organisation du poste de travail comme celle du bureau en tant qu’espace jouent un rôle important.

Trop bruyant, trop de distractions, pas une bonne ambiance (au sens propre comme au sens figuré) : les open spaces ne sont pas appréciés partout. Travailler de manière concentrée au bureau – Que puis-je faire ? est souvent difficile ici, car le bureau est collé à celui du voisin, la chaise de bureau grince et l’air est étouffant. À l’origine, un grand bureau commun devait favoriser la communication entre collègues et au sein de l’équipe. Des trajets courts, de l’aide et des conseils toujours disponibles – ce sont de nobles idées. Et l’open space offre effectivement ces avantages. Mais pour que cela fonctionne vraiment, il faut tenir compte de plusieurs aspects. Premièrement, l’open space n’apporte pas que des avantages dans toutes les entreprises, et deuxièmement, tout dépend d’un aménagement adapté. Des règles claires doivent être respectées afin que tous les collaborateurs et collaboratrices se sentent bien et puissent travailler de manière productive.

• Open space : règles, organisation, structures
• L’open space présente-t-il des avantages ? Lesquels ?
• Quels sont les inconvénients d’un open space ?
• Conclusion : conseils d’organisation de bureau : quelle taille peut avoir un open space ?

Règles, organisation, structures : un bureau avec de nombreux postes de travail ne suffit pas

De petits changements rendent souvent le travail dans un open space bien plus agréable. Du côté de l’employeur, l’acoustique de la pièce doit faire l’objet d’une attention particulière : des éléments absorbant le son peuvent considérablement améliorer l’ambiance de travail. L’ organisation du bureau est optimisée avec des conseils et des astuces : les appareils bruyants comme les imprimantes, scanners et photocopieurs n’ont pas leur place dans le bureau, mais plutôt dans le couloir ou dans une pièce voisine. Si cela devient malgré tout trop bruyant, plusieurs solutions existent :

• Une salle de repos permet à certains collaborateurs et collaboratrices de s’isoler pour travailler sans être dérangés.
• Les bouchons d’oreille peuvent aider à masquer le cliquetis agaçant des touches. Mais tout le monde ne supporte pas ces « bouchons », car les propres bruits du corps peuvent eux aussi être gênants.
• Des écouteurs et une offre de base de musique calme sans paroles masquent les bruits gênants et peuvent favoriser la concentration.
• Les horaires flexibles permettent d’avoir un bureau un peu moins rempli à certains moments, et le télétravail est aussi une possibilité pour soulager les grands espaces de bureau, au moins certains jours.

RÈGLES DE L’OPEN SPACE

Des accords clairs entre les collaborateurs et collaboratrices évitent les frictions (règles de l’open space ): Les accords concernant la température ambiante et l’aération en font tout autant partie qu’un règlement clair sur les conversations téléphoniques à voix haute, les repas au poste de travail et bien plus encore. Un open space avec des règles fonctionne, alors que l’espoir d’une considération mutuelle, lui, fonctionne plutôt mal.

TOUS TRAVAILLENT DANS LE MÊME BUREAU – À LEUR PROPRE POSTE DE TRAVAIL

Dans un open space, tout le monde est certes assis dans la même pièce, mais il devrait malgré tout y avoir des bureaux attribués à chacun. Les différents bureaux et postes de travail doivent permettre une organisation individuelle du bureau. Car chacun et chacune travaille un peu différemment, a besoin de son propre ordre sur le poste de travail, utilise dans l’organisation du bureau un système de classement qui diffère de celui des autres. Et cela reste important aujourd’hui aussi, car tout ne se déroule pas encore à 100 % de manière numérique. Des documents sont toujours manipulés, des notes sont prises, des tasses à café sont nécessaires et bien d’autres choses encore.

La place de chacun devrait être attribuée selon les besoins. Les bureaux et les chaises peuvent être déplacés si un collaborateur ou une collaboratrice a besoin d’un autre poste de travail. Les personnes frileuses ne devraient idéalement pas être assises dans les courants d’air près de la porte, mais plus près du chauffage. Les personnes qui, pour réfléchir, laissent souvent leur regard se perdre au loin et ont besoin de cette courte pause pour le cerveau devraient pouvoir regarder par la fenêtre depuis leur poste de travail. En revanche, celles et ceux qui veulent éviter toute distraction devraient plutôt trouver une place dans un coin calme. Au bureau, l’organisation des différents postes de travail, leur attribution et les éventuels changements ne fonctionnent toutefois que si tout le monde communique et se comporte avec respect et considération envers les autres.

Les meubles constituent encore un tout autre sujet. Le bureau doit être aménagé de façon fonctionnelle et économique, cela ne fait aucun doute. Mais cela ne doit pas se faire au détriment des collaborateurs et de leur santé. Des chaises et des bureaux ergonomiques, voire même quelques bureaux assis-debout utilisables en option, permettent d’amener toutes les surfaces de travail et d’assise à la hauteur nécessaire. Les meubles de bureau devraient être réglables en hauteur, et bien entendu, l’équipement électronique devrait lui aussi être ergonomique. Selon l’anatomie personnelle et la manière de travailler, les souris d’ordinateur standard peuvent provoquer des tendinites et un tennis elbow, tandis que les claviers peuvent entraîner des troubles de la posture et des douleurs dorsales. Un poste de travail agréable et ergonomique pour chaque collaborateur et collaboratrice dans un open space n’a que des avantages et contribue à une ambiance plus agréable.

L’open space présente-t-il des avantages ? Lesquels

Toutes les entreprises ne profitent pas d’un open space. Là où les personnes travaillent avec une grande concentration sur leurs propres projets et sont plutôt indépendantes de leurs collègues, cela a par exemple peu de sens. Mais c’est rarement le cas. La plupart du temps, les collaborateurs impliqués dans un projet doivent communiquer entre eux et se soutenir mutuellement d’une manière ou d’une autre.

Où l’open space présente-t-il donc concrètement des avantages ? Une meilleure communication grâce à la proximité physique des collègues a déjà été mentionnée. Parmi les autres avantages de l’open space, on trouve :

• Meilleur échange d’idées : Le travail en équipe est non seulement plus rapide, mais aussi plus intensif.
• Plus de créativité : Lors du travail en commun, les idées sont aussi reprises par les collègues et développées plus loin.
• Plus de motivation : Il est tout simplement plus agréable de réfléchir et de travailler ensemble, et les humeurs sont souvent communicatives.
• Plus de cohésion : Les équipes avancent dans la même direction et collaborent plus facilement lorsque tout le monde est assis dans la même pièce et qu’une proximité physique existe.
• Efficacité : Il est possible de planifier une réunion pour échanger des idées et de fixer des rendez-vous par téléphone, chat ou e-mail. Mais c’est plus rapide et plus simple lorsque tout le monde est simplement dans la même pièce et peut parler à tout moment.
• Meilleure flexibilité : L’organisation au bureau peut être gérée de manière plus économique lorsqu’un open space accueille de nombreux collaborateurs et collaboratrices. De la sécurité à la communication en passant par les ressources partagées, l’open space présente des avantages.
• Moins de coûts : Les coûts d’aménagement de l’espace de bureau sont plus faibles dans un open space.

L’open space n’a pas que des avantages : quels sont les inconvénients d’un open space ?

Maintenir l’ordre au bureau devrait être plus facile pour les collaborateurs et collaboratrices lorsqu’ils partagent l’espace avec d’autres. Pourtant, ce n’est pas le cas, et la proximité imposée favorise souvent les conflits. En effet, chacun a sa propre idée de ce que signifie garder le bureau en ordre. Voici d’autres inconvénients :

• Peu d’intimité : Cela a déjà été évoqué : dans un open space, il n’y a pas d’intimité. De l’organisation du poste de travail aux odeurs de tisane, en passant par l’appel de l’école de la fille, tout est simplement public. Selon les psychologues, cela entraîne une agressivité accrue.
• Baisse de productivité : Lorsque tout le monde tape en même temps sur son clavier, qu’un appel arrive ici et là, que la climatisation ronronne, qu’un collègue gratte le sol avec ses pieds sous la table et qu’un autre fredonne en travaillant, la productivité diminue. Le niveau sonore élevé n’est pas la seule source de distraction : les mouvements dans la pièce, les odeurs et les températures jouent aussi un rôle. C’est tout à fait naturel et cela n’a rien à voir avec une quelconque « sensibilité ».
• Moins de satisfaction au travail : Lorsque l’agressivité monte, que le niveau de stress augmente et qu’il faut sans cesse gérer des situations potentiellement conflictuelles, cela a un impact négatif sur la santé et la motivation des collaborateurs et collaboratrices. Mais le moral en souffre aussi, le travail est perçu comme pénible, le plaisir diminue. Et cela détériore à son tour l’ambiance de travail, ce qui fait encore baisser la satisfaction.
• Mauvais air et mauvais éclairage : Les climatiseurs régulent certes la température ambiante, mais pas selon les besoins individuels. En outre, l’air souvent trop sec et confiné provenant du système est moins bien supporté. À cela s’ajoute la lumière artificielle, qui ne peut en aucun cas remplacer la lumière du jour. Ces deux éléments peuvent provoquer un malaise, voire des problèmes de santé.
• Plus de cas de maladie : Des études ont établi que 90 % des personnes travaillant en open space signalent des effets négatifs sur leur santé. Dans les open spaces, les employés sont plus souvent absents pour cause de maladie, et le nombre de personnes touchées est plus élevé. Selon les enquêtes, 50 % des personnes travaillant dans des bureaux individuels n’ont pas été malades du tout au cours de l’année écoulée, contre 38 % dans les bureaux à deux personnes et seulement 30 % dans les open spaces. Les virus de la grippe, en particulier, se propagent rapidement.

Conclusion : conseils d’organisation de bureau : quelle peut être la taille d’un open space ?

Il n’existe pas de taille précise, et personne ne peut pour l’instant fixer une limite claire. Les chiffres de maladie mentionnés ci-dessus indiquent déjà que tout ce qui dépasse 5 personnes peut être problématique – sans que cela le soit forcément. La solution ne réside peut-être pas dans le nombre maximal de personnes devant travailler dans un open space, mais plutôt dans les alternatives disponibles. Si les entreprises proposent l’open space tout en permettant le télétravail, en aménageant des zones et des salles calmes avec des postes de travail individuels et en passant à des horaires flexibles, cela peut être une solution.

Les collaborateurs peuvent alors choisir selon leurs besoins s’ils ont besoin à ce moment-là d’échanger avec leurs collègues ou s’ils préfèrent le poste de travail à domicile avec leur propre organisation de bureau et leur système de classement. Toutefois, l’ordre au poste de travail est soumis à des exigences élevées en raison de ces changements fréquents de lieu.