Il existe des études intéressantes selon lesquelles les salariés ne devraient pas travailler davantage, mais plus efficacement. Les tâches accomplies au cours d’une semaine normale de 40 heures pourraient aussi être réalisées en 30 heures. Travailler efficacement ne dépend pas du temps de travail, mais de la manière dont le temps disponible est utilisé et des conditions mises à la disposition du salarié.
- Pourquoi ne pouvez-vous pas travailler plus efficacement ?
- Augmenter la productivité au bureau : garder l’essentiel en vue
- Travailler de manière plus productive au bureau : faire des pauses
- Conclusion : travailler plus efficacement au bureau grâce à une meilleure organisation, des pauses et un aménagement adapté
Pourquoi ne pouvez-vous pas travailler plus efficacement ?
Certes, cette question risque d’en froisser plus d’un. Pourtant, c’est un fait : la plupart des salariés veulent travailler plus efficacement, sans pour autant y parvenir. Ils travaillent plus longtemps et essaient d’augmenter leur productivité. Ils accumulent toujours plus d’heures supplémentaires et n’obtiennent malgré tout pas le résultat souhaité. La raison est qu’on ne travaille pas de manière plus productive simplement en allongeant le temps de travail. Il s’agit plutôt de mieux utiliser le temps disponible. Il existe ici une différence entre « efficacité » et « effectivité ». Le premier terme désigne la manière d’atteindre un résultat. Comment le résultat est-il obtenu exactement ? L’effectivité, en revanche, ne tient pas compte des moyens ni du temps nécessaires pour parvenir au résultat et désigne le fait de savoir si l’objectif fixé a été atteint. Est donc effectif toute personne qui atteint un objectif donné, sans pour autant être efficace.
Il est également possible que l’équipement de bureau empêche de travailler efficacement. Les problèmes suivants peuvent nuire à l’efficacité au travail :
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pas de hauteur de bureau optimale
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bureau en désordre
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pas de structuration des processus et des projets / manque de possibilités de rangement
Il est prouvé que de nombreux employés passent nettement trop de temps à chercher : les dossiers et documents ne sont pas clairement attribués à des opérations précises, la correspondance est « enfouie » sur le bureau, les classeurs n’ont pas de place dans des armoires de bureau adaptées. Pour pouvoir travailler de manière plus productive, il faut donc penser dès l’aménagement du bureau à prendre en compte, d’une part, l’ergonomie et, d’autre part, la présence des espaces de rangement et armoires nécessaires.
Augmenter la productivité au bureau : garder l’essentiel en vue
Pour pouvoir travailler efficacement, il vaut la peine d’examiner l’ensemble de l’environnement de travail d’un œil critique. Pour travailler de manière productive, il faut du calme. Même si certains esprits créatifs trouvent leurs meilleures idées et obtiennent les meilleurs résultats avec de la musique forte, ce n’est généralement pas la règle. Celui qui peut travailler avec plus de concentration améliore durablement la productivité au bureau. L’acoustique est toutefois également importante. En particulier dans un open space, les employés se gênent souvent mutuellement. Des cloisons de séparation sont alors utiles, car elles permettent une séparation visuelle et au moins partiellement acoustique des différents postes de travail.
Une liste de tâches, classée par ordre d’importance, est très utile. Elle permet non seulement d’augmenter l’efficacité au travail, mais aussi la motivation au poste de travail. Voir combien de tâches ont déjà été accomplies est nettement plus motivant. Pour cela, il est toutefois important de fractionner les grands projets en petites sous-tâches. C’est la seule façon pour qu’une progression du travail ait un effet motivant et permette aux employés de travailler de manière productive. Il faut toujours garder l’essentiel en vue, car quiconque souhaite travailler plus efficacement ne doit pas se laisser distraire par des choses secondaires. Concentration et motivation permettent un travail efficace au bureau.
Travailler plus efficacement au bureau : faire des pauses
Cela semble paradoxal, mais pour travailler plus efficacement, il faut faire des pauses plus souvent. Pendant les pauses, l’esprit récupère après avoir dû travailler de façon concentrée pendant une longue période. En discutant avec des collègues, il est possible de trouver de nouvelles inspirations et idées qui peuvent améliorer la productivité au travail. Pour pouvoir travailler plus efficacement, les phases de concentration et de récupération doivent être bien équilibrées. Ces pauses permettent aussi d’atténuer les influences perturbatrices. Lorsqu’il fait particulièrement chaud en été, il est souvent impossible de travailler efficacement. La concentration et la motivation diminuent, et l’efficacité baisse nettement.
Une pause avec des collègues, c’est exactement ce qu’il faut ! Sur un banc à l’ombre, les têtes échauffées récupèrent et il est ensuite possible de reprendre le travail en étant plus reposé. Important pour travailler plus efficacement : la chaise de bureau ne doit pas vous accompagner toute la journée ! Même si elle est confortable et ergonomique, quiconque veut travailler plus efficacement quitte régulièrement sa chaise. Bouger pendant les pauses permet à l’esprit de mieux décrocher que si le temps libre du petit-déjeuner ou de la pause déjeuner est en réalité passé devant l’ordinateur. Pour travailler efficacement au bureau, il est donc important de lui tourner le dos de temps à autre.
Conclusion : travailler plus efficacement au bureau grâce à la structure, aux pauses et à un aménagement adapté
Pour les chefs d’entreprise et les responsables, il est essentiel que travailler efficacement devienne une évidence. Mais pour cela, ils doivent mettre en place plusieurs choses ! Des meubles de bureau adaptés pour aménager le bureau ainsi que la création de possibilités de rangement suffisantes sont les premières étapes pour pouvoir travailler plus efficacement au bureau. En outre, la température, l’acoustique, l’aération et l’esthétique doivent être au rendez-vous. Un collaborateur qui se sent bien est plus motivé et peut travailler plus efficacement. De plus, chacun peut lui-même agir pour travailler plus efficacement : structurer son propre travail, faire des pauses et éliminer les chronophages sont les principales conditions pour pouvoir travailler efficacement.